Гайд: как провести корпоратив и остаться живым?

Готовые решения

Гайд: как провести корпоратив и остаться живым?

Корпоратив - для кого-то веселый праздник, для кого-то   – суровые будни. Всё, что с ним связано, волнует всех специалистов по персоналу . Можно провести всё блестяще, а может всё закончится полным провалом. Как подготовить и провести корпоратив, чтобы все остались довольны?

Мы собрали наш опыт и опыт коллег, и подготовили краткий информативный гайд, что делать , если у вас на носу корпоратив.

Этап 1. Подготовительный

1.       Определите цель

Перед тем как вы приметесь придумывать тему корпоратива и искать подходящее место для проведения, определитесь, а зачем вам это надо? Какую проблему корпоратив решит/поможет решить? И так ли он нужен вообще?

Цели могут быть очень разными – донесение важной информации до всех сотрудников, сплочение коллектива, знакомство большого количества новых сотрудников с компанией, закрепление образа сильной и успешной компании, повышение лояльности сотрудников и т.д.

Если с определением цели у вас возникли проблемы, то лучше вообще откажитесь от этой идеи.

Например, на нашем летнем корпоративе мы хотели отметить юбилей компании, эмоционально зарядить людей перед важным сбытовым сезоном, дать возможность сотрудникам проявить себя, а новичкам органично влиться в коллектив.

2.       Поставьте задачи

У вас есть цель, достигнув которую, вы закроете некие потребности компании. Теперь перейдем к задачам, то есть собственно КАК мы к этой цели двигаться будем. Задач может быть много. Собственно провести корпоратив – это одна из задач, для достижения цели.

3.       Выберите целевую аудиторию

Ответьте на вопрос, кто будет на корпоративе? Аудитория, которую мы ожидаем увидеть на мероприятии, вы выберите способ проведения корпоратива.

Старайтесь мыслить вне рамок «сотрудники и их семьи». Помните, что гостем на корпоративе могут быть и партнеры, и клиенты, если, конечно, это уместно.

Уместно обратить внимание на специфику площадки (часто она является ограничителем по числу участников, не все могут добраться, если площадка удаленная и т.д.). Формат мероприятия сам по себе является важным фактором и влияет на количество и состав участников.

4.       Создайте информационный повод

Часто в качестве инфоповода выступает некая праздничная дата, к которой приурочивается корпоратив. Часто она же (дата) и определяет тематику корпоратива.

19 августа 2017 г. мы выбрали инфоповод – юбилей компании , соединив его с тематикой Экологии (2017 - год экологии в России), обосновав выезд на природу и привязав к этой теме все конкурсные мероприятия.

5.       Назначьте сотрудника, ответственного за организацию

В каждой компании обычно есть устоявшиеся правила, кто занимается организацией корпоратива. Часто это служба персонала, отделы рекламы и маркетинга, бизнес-тренера и т.д.

Кто же тогда занимался решением предыдущих задач? ТОП-менеджмент компании, руководители службы персонала, директора. Именно они принимают решение будет ли проводиться корпоратив и если да, то когда именно.

Внутренний сотрудник, которому вы доверите организацию корпоратива, должен работать в компании достаточно давно. Новичок не знает внутренней «кухни» и может допускать досадные оплошности, ему будет сложно транслировать ценности компании, так как он может что-то упускать из виду.

В нашей компании ядро инициативной группы создали специалисты отделов персонала и рекламы. Их энергия и позитив привлекли сотрудников из других подразделений. Синтез традиций и новых идей – самый лучший подход при организации такого рода мероприятий.

6.       Определитесь с идеей

И еще одна задача, которая стоит перед руководителями – определить идею корпоратива. Тут можно привлекать креативную группу и сторожил компании, а также различные агенства, которые специализируются на проведении корпоративов. Они помогут определить, в каком формате пройдет праздник.

Мнения сотрудников, особенно если коллектив разношерстный, могут не сходиться. Тут нужно проанализировать предыдущий опыт и обратную связь сотрудников, провести опрос и попытаться выбрать ту идею, которая будет интересна большинству или хотя бы понять вектор в котором двигаться – корпоратив в ресторане или активный отдых на природе и т.д.

Часто ответ лежит на поверхности. Солнца в Санкт-Петербурге всегда не хватает, так же как всегда не хватает активностей и позитивных эмоций. Поэтому летний месяц сам подсказал формат – едем на природу, а «19» августа стал официально самым теплым днем в году. Так что тут оказалось 100% попадание.

7.       Определитесь с бюджетом

Это важнейший момент, влияющий на выбор площадки, наполнение мероприятие и даже состав участников, особенно если планируете часть бремени финансирования передоложить на плечи сотрудников.

Для упрощения процесса можно отталкиваться от бюджетов прошлых годов на аналогичные мероприятия, делая поправки на количество приглашенных, изменение программы и т.д. Оплата сотрудниками даже частично мероприятия – очень сложный вопрос. И даже если вслух они об том не говорят, будьте заранее готовы, что часть поставленных целей будут нивелированы негативом от задействования собственных средств сотрудников. Иногда лучше сделать мероприятия меньшего масштаба, чем хочется, но задействовать только средства организации, чем привлекать бюджет сотрудников.

8.       Выберите дату мероприятия

В году 365 дней, но в каждой рабочей неделе есть только пять дней, которые в ведении работодателя. Выходные дни целиком и полностью принадлежат семье. Для исключений должны быть очень веские причины. Частично проблему можно решить, приглашая сотрудников с семьей. Все остальные варианты могут принести больше негатива, чем позитива.

Этап 2. Организационный

9.       Выберите поставщика event-услуг

Сейчас на рынке event-услуг нет дефицита. Вы облегчите себе жизнь, если отдадите часть забот профессионалам. Безусловно, вам понадобится куратор (он же организатор) со стороны вашей компании, который будет вести переговоры и контролировать event-агентство. Привлекая помощь со стороны, вы экономите много внутренних ресурсов.

Конечно, если ваша компания небольшая и выбран довольно простой формат мероприятия вы можете легко обойтись своими силами.

Выбирайте event-агентство правильно. Посмотрите портфолио, посмотрите на каких праздниках специализируется агентства, почитайте отзывы. Обязательно составьте подробный договор, какие услуги и в каком размере агентства обязуется вам оказать.

Не забудьте проверить внесена ли услуга агентства в бюджет мероприятия. Проведите эффективные переговоры, часто привлечение специалистов можно окупить за счет их связей с площадками и т.д.

Идея все доверить внутренним службам интересна только с точки зрения экономии, но зачастую наносит большой вред за счет резкого ухудшения уровня мероприятия.

10. Активно пиарьте корпоратив среди сотрудников

Очень важно своевременно информировать сотрудников о корпоративе. Время, место, повод – не стоит откладывать в долгий ящик. Вы можете не знать всех деталей, но оповестить сотрудников заранее очень важно. В идеале о корпоративе лучше уведомить за 1 – 2 месяца, чтобы сотрудники спланировали личные дела и подготовились к празднику.

Нужно ли превращать корпоратив в обязаловку? Наше мнение – нет. Найдите ключик к сердцу вашего сотрудника, подберите правильную мотивацию

Важно не только довести до сотрудника всю необходимую информацию о корпоративе (место, время, повод), но вызвать желания на нем быть и активно участвовать. Подогревайте интерес сотрудников, заинтригуйте, несите интерактивные моменты.

Задействуйте все возможные каналы распространения информации внутри компании - портал для сотрудников, электронные рассылки по компании (почта и мессенджеры), не отказывайтесь от старых добрых наружных объявлений.

Сложные вопросы мы обозначили чуть выше. Если они решены – у вас 90% успеха и такой же процент записавшихся на корпоратив. Добровольно-принудительный порядок присутствия никому не нужен.

Есть еще один важный нюанс – используйте это мероприятие как важный маркер, если всё сделано обдуманно, правильно, без принудиловки и поборов , а пришло критически мало народа - срочно надо принимать конкретные действия – ваша компания малоинтересна сотрудникам, скоро вам придется набирать новых.

11.   Составьте список участников

Чтобы правильно выбрать площадку, меню, развлекательную программу и прочее нужно определить количество гостей. Составьте список, кто будет присутствовать на корпоративе, сверьтесь с бюджетом, всегда имейте некоторый люфт на покрытие непредвиденных расходов.

В нашей компании мы придерживаемся следующей схемы . До руководителей структурных подразделений доводится информация о корпоративе, они в свою очередь формируют списки сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии. На них же ложиться основная задача по мотивировке. Списки отправляются организатору к определенному, озвученному заранее сроку.

Хорошо, если этот список будет открытым, то есть каждый сотрудник смог бы увидеть как много народу уже собралось на корпоратив, кто идет, а кто пока думает. Важно обозначить дедлайн, дату после которой списки возможно пополняться не будут, иначе можно попасть в очень нехорошую ситуацию – выбранная и оплаченная площадка просто не сможет всех вместить.

Лучше всего повесить такой список в месте, которое посещают все сотрудники. В нашей компании это служба персонала, тут и список посмотреть можно, и ответы на все интересующие вопросы, и записаться сразу. На доску вписываются все актуальные данные, можно сразу посмотреть, не забыли ли кого вписать.

12.   Обеспечьте явку сотрудников

Важный вопрос – обеспечить явку записавшихся. Продумайте простые правила и доведите их до сведения всех сотрудников.

Частичная оплата корпоратива – хороший прием для обеспечения явки, но очень плохой со всех остальных точек зрения. Использовать его или нет – решайте сами.

Корпоратив в рабочий день – прием более высокого уровня. Хочешь – отдыхаешь со всеми, хочешь – сидишь работаешь в офисе. Как правило в этом случае явка близка к 100%.

Развитая корпоративная культура, разнообразные и системно повторяющиеся активности – гарантия большого интереса и высокого процента явки на мероприятие.

13.   Максимально подготовьте праздник со стороны компании

На плечи ответственному сотруднику ложится много задач, важно тщательно подготовить все, произвести все необходимые расчеты и учесть пожелания сотрудников. Обычно в организации принимают участие несколько человек – организатор, менеджеры по персоналу, рекламисты, креативные сотрудники компании.

На этом этапе важно не упустить из виду мелочи. Для этого делайте заметки, проиграйте сценарий праздника от самого начала, до завершения.

Корпоратив - серьезный проект. Фиксируйте все задачи в табличном виде, каждое действие отдельной строкой и отмечайте что сделано, а что нет. В таблицу можно внести ресурсы и бюджет, который потребуется для реализации.

Вот чек-лист функций, которые обязательны к проверке:

  • Подобно проинформируйте сотрудников как и на чем можно добраться до места корпоратива. Опишите все нюансы, приложите карту.

  • Проверьте готовность трансфера. Важно понимать, что всего предусмотреть всё равно не получится, будьте готовы к экспромту.

  • Если предполагается некий дресс-код – сообщите о нем заранее.

  • На месте проведения корпоратива определите встречающих. Они должны приехать заблаговременно и ориентировать всех сотрудников по расположению площадки.

  • Следите за таймингом мероприятия. Это крайне важный пункт! Не всегда, получается, уложиться в отведенное время, важно об этом помнить и иметь пространство для маневра.

  • При самостоятельном обеспечении праздника продуктами и реквизитом проведите все необходимые расчеты и своевременно закупите все. При сотрудничестве с агенством – передайте информацию об особенностях вашего заказа (например, количество сотрудников-вегетарианцев, сотрудников-аллергиков) и своевременно оплатите услуги агентства.

14.       Задавайте тон празднику

Корпоратив – это праздник, мероприятие на котором можно забыть о насущных проблемах. Транслируйте эту мысль своим сотрудникам, призовите приходить всех в хорошем настроении. Поддерживайте и подбадривайте организаторов со стороны компании. То, что для Вас праздник – для них труд. Важно это понимать и ценить.

15.   Оговорите правила для организаторов внутри компании

На организаторах корпоратива со стороны компании лежит большая ответственность, поэтому следует заранее оговорить общие правила.

В нашей компании для организаторов и ведущих корпоративных мероприятий существует негласное правило – минимум алкоголя. Сотрудники следят за общим настроением на мероприятии и своевременно реагируют на потенциально опасные ситуации.

Проговорите руководителям подразделений заранее, что у них есть важная задача – обеспечить культурное проведение праздника.

Если сотрудник выпил больше, чем позволяет его организм, для него вызывают такси либо сообщают родственникам, что нужно забрать отдыхающего.

16.   Совмещайте обучение и отдых правильно

Корпоративное мероприятие может включать в себя элементы тренингов. Такой формат наиболее удачен и для компании, и для сотрудников. Компания легче достигает поставленных целей, а сотрудникам на нем интереснее. Задача организаторов своевременно донести информацию о том, что ожидается на корпоративе, анонсировать тренинговую (тимбилдинг) и банкетную составляющие. Так ваши сотрудники будут готовы и их ожидания совпадут с реальностью.

На наших мероприятиях мы разделяем активную тренинговую часть и банкет. Основная программа хоть и проходит в неформальной обстановке, однако требует определенной организованности. Банкетная часть же зачастую проходит в более расслабленной обстановке.

Сочетать можно только сочетаемое, баланс важен во всем. Только так можно добиться поставленных целей.

Этап 3. Заключительный

17.   Соберите все нужные документы

Не забудьте подписать с агенством акты об оказании услуг. Если у вас возникли претензии к event-агенству составьте претензию. Если Вы сами занимались организацией – соберите все необходимые документы с контрагентов.

18.   Подготовьте финансовую отчетность

Составьте финансовые отчеты по проведенному мероприятию по форме, принятой в вашей компании.

19.   Проведите анализ корпоратива

После корпоратива соберите обратную связь от сотрудников – что понравилось, что не понравилось. Проанализируйте отзывы и сделайте работу над ошибками. Грубейшей ошибкой будет не поблагодарить сотрудников, организовавших достойный праздник, сэкономивших деньги компании, тративших на подготовку свое личное время и энергию.

20.   Сделайте задел на будущее

Обязательно сделайте пострелиз о прошедшем мероприятии. Поблагодарите участников и организаторов, выложите фотографии и видео с корпоратива.

Не всегда сотрудники хотят видеть свои фото и видео на общедоступных ресурсах. Не выкладывайте фотографии все сразу, выбирайте наиболее удачные снимки.

Помните, корпоратив должен приносить пользу компании. Цели, которые вы ставите в самом начале не могут быть выполнены мгновенно, однако корпоратив, подготовленный и проведенный по всем правилам поможет в реализации ваших задач.

Успехов!

20 Августа 2017

Возврат к списку